CoVID - 19 - Foire aux Questions

INFORMATIONS – COVID 19

Ressources Humaines

 

Objet

Destinataires

Validité

Covid-19, 11/08/2020

Tous les membres du personnel

Immédiate

 

 

Chers collègues,

 

La situation sanitaire de notre pays appelle des mesures particulières en tous domaines, en ce compris concernant l’organisation du travail.

 

De nombreuses questions se posent aujourd’hui dans ces circonstances exceptionnelles.

Vous trouverez ci-dessous quelques réponses aux questions les plus courantes. 

 

Cependant, le service des Ressources Humaines reste à votre entière disposition par mail (grh@CHU-charleroi.be) et par téléphone (071/92.06.34) pour vous aider, vous aiguiller vers les bons interlocuteurs et veiller à ce que vous disposiez de toute information utile.

 

Prenez-soin de vous pour mieux prendre soin des autres.

 

L’équipe GRH

 

INFORMATIONS PREALABLES

  • Les réunions non indispensables doivent être annulées.
  • Les formations organisées en interne ou en externes sont annulées.
  • Pour répondre à la recommandation du Gouvernement fédéral, le travail à domicile est fortement encouragé, en accord avec votre chef de service, sans limite de jour et dans les conditions précises ci-dessous :
  1. Le contenu des tâches et l’organisation des jours à domicile reste de la décision du chef de service.
  2. Une attention particulière doit être apportée à la sécurité de l’information et au respect du RGPD.
  3. Le télétravail est fortement encouragé pour augmenter le nombre de travailleurs confinés à domicile et limiter ainsi la propagation du virus.

 

 

1.      Quelles sont les fonctions considérées comme essentielles au sein de l’ISPPC ?

 

Toutes ! Tous nos services sont aujourd’hui sollicités. Dans l’hospitalier certainement mais également les crèches, les maisons de repos et la Cité de l’Enfance. 

 

2.      Mon médecin traitant me met en quarantaine car j’ai été en contact avec une personne testée positive, que dois-je faire ?

 

La législation peut rapidement évoluer dans ces circonstances exceptionnelles, nous vous invitons donc à vous informer régulièrement sur l’extranet afin d’y consulter les informations émises par la médecine du travail. Nous vous invitons également à consulter toutes les recommandations sur les sites officiels.

 

3.      Je présente des symptômes et mon médecin traitant a décidé de me laisser à la maison. Qui dois-je prévenir ?

 

Vous respectez les dispositions du Règlement de Travail de l’ISPPC en cas d’absence pour maladie : prévenir votre hiérarchie, envoyer le certificat médical à l’OCM et au service Prestations. 

 

4.      Suite à une consultation médicale par téléphone, mon médecin traitant m’a rédigé un certificat médical justifiant mon incapacité et me l’a envoyé par mail. Mon certificat est donc une copie et n’est pas rédigé sur le document prévu par l’Institution.  Dois-je rappeler mon médecin traitant ?

 

Non, les circonstances exceptionnelles que nous connaissons aujourd’hui nous amènent à une certaine flexibilité. Toute absence doit cependant être justifiée. Il reste cependant nécessaire de faire rédiger deux certificats, l’un à l’attention des Ressources Humaines et l’autre, indiquant votre pathologie diagnostiquée à faire parvenir à l’OCM.

 

5.      Mon test de grossesse est positif. Que dois-je faire ?

 

Je prends immédiatement contact avec la médecine du travail et informe ma hiérarchie.

 

6.      Je suis enceinte mais n’ai pas été écartée.  J’ai des questions par rapport à ma grossesse, qui contacter ?

 

Je prends contact avec mon médecin traitant/gynécologue afin de l’interroger.  Votre santé reste cependant notre priorité, demandez l’avis de votre médecin.

 

7.      J’ai entendu qu’il était possible de poursuivre ses prestations en télétravail. A qui dois-je m’adresser ?

 

Pour répondre aux mesures définies par le Gouvernement fédéral dans le cadre du déconfinement, le travail à domicile reste la norme pour toutes les fonctions pour lesquelles il est réalisable, en accord avec votre chef de service, sans limite de jour et dans les conditions précises ci-dessous :

  • Le contenu des tâches et l’organisation des jours à domicile reste de la décision du chef de service.
  • Une attention particulière doit être apportée à la sécurité de l’information et au respect du RGPD.
  • Le télétravail est fortement encouragé pour augmenter le nombre de travailleurs confinés à domicile et limiter ainsi la propagation du virus.
  • Le télétravail peut être proposé en alternance avec des périodes de présence sur le lieu de travail en fonction des besoins du service.

En fonction des directives fédérales et/ou régionales, ces modalités peuvent être revues. 

 

8.      Je suis soignant(e) de formation mais travaille dans un service administratif. Puis-je être réquisitionné ?

 

Plus que jamais, nous avons besoin de forces vives dans nos équipes. En fonction de votre formation et aptitude, nous vous invitons à analyser avec votre chef de service les possibilités de mettre vos compétences au service de nos patients. Selon les directives fédérales et/ou régionales, les hôpitaux pourraient être amenés à réquisitionner toutes les forces vives nécessaires.

 

9.      J’ai posé plusieurs jours de congé pour les semaines à venir. Peuvent-ils être annulés ?

 

En fonction des directives fédérales et/ou régionales et/ou communautaires mais aussi de l’ampleur de la pandémie et de notre capacité à fournir les soins à tous nos patients, résidents et bénéficiaires des services de l’ISPPC, vos congés pourraient être annulés en tout ou en partie.  Il n’y a pas encore de décision ferme sur la question. Notre volonté reste de répondre à notre mission en matière de santé publique tout en préservant le bien-être de notre personnel, en ce compris le temps de repos nécessaire dans de telles circonstances.

Nous vous invitons également à consulter régulièrement les informations diffusées par le SPF Affaires étrangères et SPF intérieur sur les dispositions prises pour les voyages et les fermetures de frontières et de confinement.  Ces mesures pourraient avoir un impact important sur vos prévisions de congés.

  

10.  Quelles sont les dispositions prévues pour me protéger du Covid-19 sachant que je dois me présenter au travail ?

 

Tout est mis en œuvre pour que nous soyons protégés au mieux et pour éviter que nous ne contribuions à la propagation du virus. Des dispositions matérielles, organisationnelles et administratives sont prévues depuis l’annonce des directives gouvernementales de ces 12 et 17 mars 2020.  Votre hiérarchie directe reste votre premier interlocuteur pour répondre à ce type de question sur le terrain.

 

11.  Je suis attendue sur mon lieu de travail et mes enfants ne peuvent être gardés, que puis-je faire ?

 

L’ISPPC a mis en place un système de permanence en crèche pour les enfants de 0 à 3 ans et un système de garderie pour les enfants du personnel de 3 à 12 ans.  Veuillez contacter Caroline Huyge ou Martine Bonnejonne pour plus d’informations. (0497/44.47.92 ou 0488/35.39.58)

 

12.  Est-ce que j’ai toujours accès au self du personnel ?

 

Les selfs sont fermés. Mais vous pouvez vous y procurer des sandwiches à emporter. Nous attirons votre attention sur la nécessité de respecter les règles de distanciation sociale lorsque vous mangez dans votre service avec vos collègues.

 

13.  Mon incapacité de travail (pas liée au COVID-19) prend fin et je dois reprendre prochainement le travail. Qui dois-je contacter ?

 

La législation peut rapidement évoluer dans ces circonstances exceptionnelles, nous vous invitons donc à vous informer régulièrement sur l’extranet afin d’y consulter les informations émises par la médecine du travail.

 

14.  Je peux travailler à domicile, mais on m’a assigné un jour par semaine de présence au bureau. Suis-je obligé(e) d’accepter?

 

Nous devons assurer la continuité du service public. Donc, oui, si votre hiérarchie l’a demandé ! Nous veillerons à mettre en place les mesures d’hygiène nécessaires.

 

15.  Je n’ai pas besoin de matériel spécial pour travailler chez moi, mais plutôt des documents, dossiers, courriers… Puis-je tout de même travailler à domicile ?

 

Prenez contact avec votre hiérarchie directe qui analysera votre situation afin de vous proposer des modalités et des conditions d’exécution des tâches que vous pourrez effectuer chez vous.

Nous vous demandons de rester particulièrement vigilant(e)s à la sécurité de l’information et au RGPD.

 

16.  Je travaille de mon domicile, mais je suis malade. Que dois-je faire ?

 

Vous appliquez la procédure habituelle en cas de maladie.

 

17.  Je suis en télétravail, ne vais-je pas risquer d’être en défaut de pointage ?

 

Votre responsable hiérarchique a accès à une icône spécifique dans le programme de prestation pour justifier votre télétravail.

 

18.  Puis-je quitter mon domicile quand je travaille à domicile et suis-je couvert en cas d’accident de travail ?

 

Oui, vous pouvez quitter votre domicile dans les mêmes conditions que lorsque vous travaillez sur votre lieu de travail habituel. L’assurance pour les accidents de travail ou survenus sur le chemin du travail reste valable.  Cependant, le télétravail est une disposition exceptionnelle ayant pour objectif de confiner le plus grand nombre de travailleurs pour leur sécurité sanitaire.  Nous vous demandons donc de diminuer drastiquement les contacts sociaux pour notre santé à tous !

 

Nous comptons sur votre collaboration et votre sens des responsabilités pour faire en sorte que nous traversions cette période particulière dans les meilleures conditions.

 

19.  J’ai une activité complémentaire mais ne peut continuer mon activité car je fais partie du personnel indispensable au sein de l’ISPPC. Puis-je avoir une pièce justificative ?

Le laissez-passer envoyé par le service des ressources humaines doit suffire à justifier la nécessité de votre présence au sein de nos services.

 

20.  Je suis en diminution de temps de travail et souhaite revenir, temporairement dans mon régime de travail initial car je suis indispensable sur le terrain. Comment faire ?

 Contactez le département des Ressources Humaines.  Il pourra alors valider, votre augmentation de temps de travail avec votre hiérarchie en fonction des besoins de votre service. 

 Nous vous invitons également à prendre contact avec l’ONEM si vous bénéficiez actuellement d’un congé parental. Des dispositions semblent prévues afin de vous permettre de suspendre votre congé parental sans que vous ne soyez pénalisé.

 

21.  Je suis actuellement en contrat à durée déterminée, mon évaluation a été déprogrammée. Est-ce que mon contrat va être renouvelé ?

 

De nombreuses évaluations ont en effet été reportées afin d’appliquer au maximum les recommandations fédérales limitant les contacts.  Cependant, à l’approche du terme de votre contrat, votre hiérarchie sera interrogée et vous serez averti de la suite apportée à la demande de renouvellement de votre contrat.  Les Ressources Humaines prendront contact avec vous pour vous informer dans les temps et vous détailler la procédure mise en place pour la signature éventuelle de contrat.

 

22.  Je souhaite annuler des congés. Est-ce possible ?

Les congés sont un droit mais également une obligation légale. Ils ne peuvent être annulés. Dans certains cas, ils peuvent être reportés mais uniquement sous certaines conditions afin d’assurer une juste répartition des congés après la période Covid-19.  Seul le fait que vous soyez indispensable sur le terrain et/ou en télétravail peut justifier le report de vos congés à votre demande.  Nous vous rappelons que votre chef de service ne peut pas vous les imposer en cette période.

 

23.  Je travaille en cohorte 7 jours de suite, week-end compris.  Dois-je récupérer mon week-end ou suis-je d’office en absence pour force majeure toute la semaine suivante ?

La récupération du week-end est une obligation légale. Oui, vous devez le récupérer juste après votre semaine de prestation.  Il en est de même pour toutes les heures prestées au-delà de vos 38h00 en cohorte.  Le système de cohorte ne peut vous mettre en négatif d’heures mais les heures supplémentaires sont toujours interdites.  Le système de cohorte ne peut donc en générer.

  

24.  Je suis un membre du personnel soignant dans le secteur hospitalier ou les maisons de repos. J’ai été testé Covid 19 et souhaite, après mon isolement, reprendre le travail. Quelles démarches dois-je entreprendre ?

Nous vous invitons à prendre connaissance des fiches d’information de la médecine du travail très régulièrement mise à jour en fonction de l’évolution des directives de nos instances sanitaires. 

En résumé, vous devez prendre contact avec la médecine du travail, après avoir reçu l’approbation de votre médecin traitant, pour toute reprise du travail si vous avez été porteur du Covid-19 et/ou avez été absent 4 semaines au minimum et ceci dans l’intérêt de vos collègues, de vos patients et de vous-même.

 

25.  J’étais en voyage et suis confiné à l’étranger et je crains de ne pouvoir revenir en Belgique.  Que dois-je faire ?

Contactez le service des Ressources Humaines afin d’obtenir un laissez-passer vous permettant de justifier votre présence sur la route du retour, si votre présence est jugée indispensable sur le terrain ou en télétravail. Les frontières belges ne sont pas fermées. D’un pays à l’autre, les retours peuvent être organisés.

 

26.  J’ai entendu qu’il était possible de bénéficier d’un congé parental spécifique dans le cadre de la crise COVID. Quelles démarches dois-je entreprendre ?

Vous pouvez effectivement bénéficier de ce congé parental spécifique et réduire vos  prestations à 4/5 temps ou ½ temps.  Cependant, ce congé parental est conditionné à toutes une série de critères (temps de travail, ancienneté à temps plein, accord de votre employeur…)

Nous vous invitons à prendre contact rapidement avec la cellule GRH pour toute demande. Une brochure spécifique a été éditée pour répondre à un maximum de questions en accord avec l’ONEM.

 

27.  Je suis malade, j’adresse mon certificat à l’OCM et à mon employeur comme prévu et préviens ma hiérarchie. Dois-je me présenter au Contrôle Médical si je suis en sortie autorisée ou vais-je recevoir le médecin contrôleur si je suis en sortie interdite ?

Le contrôle médical est à nouveau opérationnel depuis ce 11 mai 2020.  Au cas par cas, en fonction de votre pathologie et du risque de contamination avéré ou non pour le médecin contrôleur, vous serez, soit convoqué à l’OCM si vous êtes en sortie autorisée, soit visité par le médecin contrôleur.  C’est pour cette raison qu’il est impératif que l’OCM reçoive dans les délais prévus par le Règlement de Travail de l’ISPPC, le certificat médical rempli de façon complète par votre médecin traitant.

 

28.  Je suis indispensable dans mon service et avec l’accord de mon chef de service, j’ai annulé mes congés. Je crains de ne pouvoir en prendre les 2/3 pour le mois de septembre comme le prévoit le Règlement de Travail de l’ISPPC.  Est-ce que je risque de les perdre ?

Nous vivons une situation exceptionnelle et votre engagement au sein de votre service ne peut vous pénaliser.  De façon exceptionnelle donc, la date limite pour placer les 2/3 de ses congés annuels est postposée au 30/11/2020.  En outre, il vous sera possible de reporter quelques jours de congé (au maximum 1/3 de votre capital) jusqu’au 31/03/2021, si effectivement votre hiérarchie n’a pas pu vous autoriser à les prendre, vu l’activité de votre service.  Nous insistons sur le fait que cette possibilité n’est applicable QUE si votre hiérarchie atteste qu’effectivement, il aura été impossible de vous octroyer vos jours de congé.

 

29.  J’ai entendu que nous allions bénéficier de 2 jours de congé supplémentaires. A partir de quand puis-je les prendre et sous quelles conditions ?

Effectivement, la direction de l’ISPPC a décidé de remercier l’ensemble de son personnel actif au moment de la crise COVID en lui octroyant 2 jours de congé supplémentaires (calculé au pro-rata du temps de travail).  Les agents concernés recevront très rapidement un courrier le leur confirmant.

 

30.  Je reviens d’un séjour en zone orange. Que dois-je faire ?

Nous vous invitons à consulter le site web du ministère des affaires étrangères et d’y consulter les recommandations dans l’intérêt de tous.

Afin de nous protéger tous mais également protéger nos proches, il est indispensable de limiter les contacts.  Nous vous demandons dès lors de nous contacter au maximum par mail ou par téléphone.  Ne se rendre dans nos bureaux QUE s’il vous est impossible d’obtenir une réponse ou nous adresser un document par voie électronique. Si vous devez vous rendre dans un de nos bureaux pour une déclaration d’accident de travail, nous vous demandons de nous appeler avant votre visite. Cela nous permettra d’organiser votre visite dans les meilleures conditions pour notre santé à tous.

 

Vous pouvez nous contacter les RH prioritairement par mail via grh@chu-charleroi.be ou, au 071/920.634 jusque 16h30.